El Meksika Sosyal Güvenlik Enstitüsü (IMSS) Dijital dönüşüm stratejisinde önemli bir adım attı ve şunu belirledi: elektronik imza veya ileri elektronik imzaBu zorunlu bir şart olacak. Bu karar, çalışanların kayıtlarını, transferlerini ve işveren kayıtlarını internet üzerinden tamamlamalarını gerektiren, işverenlerle ilgili çeşitli prosedürleri çevrimiçi olarak tamamlamalarına olanak tanıyor. Bu karar, internet üzerinden çalışan kayıtlarını, transferlerini ve işveren kayıtlarını yöneten şirketleri, işverenleri ve yasal temsilcileri doğrudan etkiliyor.
Bu önlemle kuruluş, Süreçleri kolaylaştırmak, bilgi güvenliğini güçlendirmek ve kağıt kullanımını azaltmak. İdari prosedürlerinde. Anlaşmada belirtilen tarihten itibaren, kullanıcının bir hesabı yoksa belirli dijital işlemlerin tamamlanması artık mümkün olmayacaktır. mevcut elektronik imza Vergi İdaresi Servisi (SAT) tarafından düzenlenmiştir.
IMSS, çevrimiçi işlemlerde e-firma'yı zorunlu hale getirecek.
Yeni şema şu şekilde tanımlandı: IMSS Teknik Konseyi'nin onayı ve yayınlandı Federasyonun Resmi Gazetesi (DOF)Bu da ona resmi statü kazandırıyor. Yürürlüğe girmesiyle birlikte, elektronik imza artık isteğe bağlı bir eklenti olmaktan çıkacak ve resmi bir özellik haline gelecektir. elektronik işveren prosedürlerinde kimliği doğrulamak için kullanılan ana araç.
Enstitü yetkilileri, gelişmiş elektronik imzanın şunlara olanak sağlayacağını açıklıyor: desenlerin kimliğini daha doğru bir şekilde doğrulamakVeri giriş hatalarını azaltmak ve kurumsal portallar aracılığıyla gerçekleştirilen işlemlere daha fazla hukuki kesinlik sağlamak. Bu, kullanımını güçlendirir. dijital kanallar tercih edilen yöntem olarak Kayıt ve tahsilat konularında IMSS ile etkileşim kurmak.
Bu yükümlülüğün yerine getirilmesi teknik bir değişiklikle sınırlı değildir, aksine bir sürecin parçasıdır. hibrit bakım modeli Bu sistem, belirli işlemler için çevrimiçi süreçleri yüz yüze adımlarla birleştirir. Dijital yöntemin kullanıldığı tüm durumlarda, kullanıcının kimliğini doğrulamak için elektronik imza merkezi unsur olacaktır.
Hangi IMSS prosedürleri zorunlu elektronik imza gerektirecektir?
Anlaşmada şu hususlar belirtilmiştir: ileri elektronik imza bir dizi için vazgeçilmez olacak çevrimiçi işveren prosedürleriÖzellikle şirket kaydı ve çalışan yönetimi ile ilgili olanlar. En önemli prosedürler arasında şunlar yer almaktadır:
- İşveren kaydı ve iş sağlığı ve güvenliği sigortasına kaydolmaYeni bir şirket, işveren (bireysel veya tüzel kişi) kaydı yaptırmak ve IMSS nezdinde faaliyetlere yeniden başlamak için gerekli olan prosedür.
- Benzersiz İşveren Kaydının (RPU) AtanmasıBirden fazla işveren kaydını tek bir anahtar altında gruplandırmaya olanak tanıyan, yükümlülüklere uyumu ve hareketlerin kontrolünü kolaylaştıran yönetim sistemi.
- Çalışanların bağlılık değişikliklerine ilişkin bildirimler: Enstitüye dijital olarak gönderilen yeni işe alımlar, işten çıkarmalar ve maaş değişikliklerini içerir.
Söz konusu üyelik değişikliklerine ilişkin bildirimlerİşveren, toplu bilgi gönderimlerini elektronik olarak doğrulamak için e-imzayı kullanabilecektir. Örneğin, bir PDF dosyasını dijital sertifika ile imzalarken.Bu özellik, özellikle çok sayıda çalışanı olan şirketler için oldukça kullanışlıdır. Sistem, örneğin, tek bir işlemde birden fazla kayıt için belirli bir formatta dosya yüklemeyi desteklemektedir.
IMSS, bu aynı prosedürlerin uygulandığı durumlarda şunların geçerli olduğunu açıklığa kavuşturmaktadır: şahsen penceredenDiğer kimlik doğrulama yöntemleri ve belge gereklilikleri geçerliliğini koruyacaktır. Ancak, işlem çevrimiçi olarak gerçekleştirildiğinde, işverenin veya yasal temsilcinin kimliğini doğrulamak için gerekli yöntem e-şirket (elektronik imza) olacaktır.
Ayrıca, elektronik imza, ilgili prosedürlerde teknik bir gereklilik olarak entegre edilmiştir. İşveren Elektronik Kimlik Numarası (NPIE) ve dijital sertifikaEnstitü ile şirketler arasında çevrimiçi iletişimi sağlamak için kullanılan araçlar.
Yeni yükümlülüğün tarihleri ve yürürlüğe giriş tarihi
Yayınlanan anlaşmanın kendisi... Federasyon Resmi Gazetesi Yeni kuralların uygulanmaya başlanacağı belirtiliyor. yayınlanmasından on beş iş günü sonraBu son tarih, hem Enstitünün iç departmanlarına hem de kullanıcılara zaman tanımak amacıyla belirlenmişti. sistemlere ve gereksinimlere uyum sağlamak Elektronik imza ile ilişkilidir.
Pratik anlamda, bu geçiş süresi, belirtilen tarihten itibaren başlayarak, Sonrasında başlatılan işlemlerin mutlaka geçerli bir elektronik imzaya sahip olması gerekir.Yürürlüğe girdikten sonra bu kimlik doğrulama unsuru olmadan gönderilen hiçbir talep dijital olarak tamamlanamaz.
Öte yandan, IMSS şunu açıkça belirtiyor ki anlaşmanın yürürlüğe girmesinden önce zaten başlatılmış olan işlemler Önceki kurallara uygun olarak tamamlanabilirler. Yani, önceki düzenleyici çerçeve içinde başlatılmış olmaları koşuluyla, elektronik imza eksikliği nedeniyle devam eden prosedürlerin yeniden yapılandırılması veya daha önce gönderilmiş başvuruların yeniden başlatılması zorunluluğu olmayacaktır.
Tarihlerin belirtilmesi ve devam eden süreçlerin açıkça dile getirilmesi, şirketler arasında karışıklığı önlemeyi amaçlamakta ve yeni gerekliliğin kapsamını sınırlandırmaktadır. Yeni şema kapsamında oluşturulan prosedürler ve alt delegasyonlarda veya elektronik platformlarda zaten devam etmekte olan prosedürlere değil.
İşlemlerin basitleştirilmesi ve dijitalleştirilmesiyle ilişkisi
Elektronik imza gerekliliği tek başına değil, bir çerçeve içinde ortaya çıkmaktadır. daha geniş bir idari modernizasyon süreci IMSS'nin federal dijital dönüşüm kurumlarıyla koordinasyon içinde teşvik ettiği bir yaklaşım. Amaçlardan biri, aşamalı olarak, İşlemlerin daha büyük bir kısmı çevrimiçi olarak tamamlanabilir. Ofislere fiziksel olarak gitmeye gerek kalmadan.
Bu bağlamda, elektronik imza giderek yaygınlaşmaktadır. çevrimiçi hizmetlere erişim anahtarıBu, NPIE, dijital sertifikalar ve gelecekteki dijital dosya gibi diğer araçları tamamlıyor. Amaç, işveren ve çalışan bilgilerinin güvenli platformlarda yönetilmesi ve her işlemin kim tarafından ve ne zaman gerçekleştirildiğine dair otomatik kayıtların tutulmasıdır.
Bu yaklaşım, hem kamu hem de uluslararası alanda diğer kamu yönetimlerinde gözlemlenen eğilimlerle uyumludur. Meksika, çeşitli Avrupa ülkelerinde olduğu gibiElektronik kimlik doğrulama ve dijital imzaların devlet hizmetlerine erişim için standart haline geldiği yerlerde, IMSS Meksika bağlamına odaklanmış olsa da, elektronik imzaların zorunlu kullanımı modeli, Avrupa e-devlet sistemlerinde uygulanan modele benzerdir.
Ayrıca, dijitalleşme şu olanakları sağlar: Verilerin diğer kurumsal veri tabanlarıyla gerçek zamanlı olarak çapraz referanslanmasıBu durum, iç kontrolleri iyileştirir ve belge gereksinimlerinin tekrarını azaltır; bu da gişe ve arşiv alanları için daha az seyahat ve daha az iş yükü anlamına gelir.
Diğer ilgili değişiklikler: biyometrik CURP ve dijital kayıt
IMSS, çevrimiçi işlemlerde e-firma (elektronik imza) kullanım zorunluluğunun yanı sıra, şu öneriyi de getirmiştir: Kişilerin kimliklerinin belirlenme şekline ilişkin ek düzenlemeler ve yararlanıcılar ve işverenler hakkındaki bilgileri saklamak için kullanılır. En belirgin özelliklerinden biri de şudur: biyometrik CURP İleride yüz yüze kimlik tespiti için referans olarak kullanılabilir.
Bu belge ulusal düzeyde tam olarak uygulanırken, Enstitü öğrenci kabul etmeye devam edecektir. geçerli resmi fotoğraflı kimlikler Yüz yüze yapılan işlemler için. Ancak, biyometrik verilerle çalışan CURP sistemi kullanıma sunulduktan ve yaygınlaştıktan sonra, daha yaygın hale gelmesi bekleniyor. kimlik doğrulamanın ana yöntemi Meksika topraklarındaki IMSS'den önce.
Ayrıca kurum, bir geliştirme projesi üzerinde çalışmaktadır. dijital dosyaKişisel verileri, işlem geçmişini, belgeleri ve idari işlemleri merkezileştiren “tek bir elektronik dosya” olarak tasarlanan bu dosya, geleneksel fiziksel arşivlerin yerini kademeli olarak alacak ve aşağıdakilere olanak sağlayacaktır: Belgeler dijital formatta incelenir ve doğrulanır. Herhangi bir idari birimden yetkili personel tarafından.
Biyometrik CURP (Benzersiz Nüfus Kayıt Kodu), dijital kayıtlar ve elektronik imzaların birleşimi, işverenlerin ve çalışanların kimlik ve bilgilerinin öncelikle elektronik olarak yönetileceği bir ortam yaratmaktadır. Avrupa'daki çeşitli yönetimlerde halihazırda kullanılan sisteme benzer bu sistem, bilgi güvenliğini güçlendirmek ve kimlik taklidi veya veri manipülasyonu olasılığını azaltır.
İşverenler ve hukuk temsilcileri için öneriler
Birçok çevrimiçi prosedürde elektronik imzaların zorunlu kullanımının yakında başlayacak olması göz önüne alındığında, IMSS kendisi şu öneride bulunmaktadır: işverenler, yasal temsilciler ve muhasebe firmaları Yükümlülüklerinizi yerine getirirken aksiliklerden kaçınmak için bir dizi önlem alın.
Her şeyden önce önemlidir Elektronik imzanın geçerli olduğunu doğrulayın.Sertifikanın süresi dolmuşsa veya dolmak üzereyse, SAT'tan veya uygunsa, ilgili kurumdan yenilemeniz önerilir. FAİTHFUL şifresini kurtar Yeterli süre önceden bildirimde bulunulmalıdır, çünkü aktif bir imza olmadan sözleşmede öngörülen elektronik başvuruların tamamlanması mümkün olmayacaktır.
Ayrıca, bu işlemlerden sorumlu kişilerin şunlar olması da önerilmektedir: Resmi dijital platformlarda elektronik imza kullanımına aşina olun.Hem SAT hem de IMSS'den. Bu, imzayla ilişkili dosyaların, şifrelerin ve formların elektronik olarak mühürlenmesi adımlarının (veya) nasıl anlaşılacağını içerir. Ofis belgelerini imzalayın.) ve sevkiyatın doğru yapıldığının nasıl doğrulanacağı.
Son olarak, önceden gözden geçirmek faydalı olacaktır. Hangi şirket prosedürleri çevrimiçi olarak gerçekleştiriliyor? ve hangilerinin şahsen işlenmeye devam edeceği, böylece belgelerin kurum içinde düzenlenebileceği ve Enstitü nezdinde dijital temsil görevini üstlenecek kişi veya kişilerin belirlenebileceği belirlenecektir.
Bu değişikliklerle birlikte, IMSS, aşağıdaki yönetim modeline doğru ilerliyor: e-firma, dijital ortamlarda faaliyet göstermenin temel bir unsuru haline geliyor.Bu durum aynı zamanda elektronik kayıtların ve daha yaygın biyometrik kimlik doğrulamanın önünü açıyor. İşletmeler ve işverenler için bu yeni çerçeveye uyum sağlamak başlangıçta bir alışma süreci gerektiriyor, ancak aynı zamanda daha düzenli, izlenebilir ve kağıda daha az bağımlı süreçlere sahip olma olasılığını da beraberinde getiriyor.
